ASUNTO:  REGLAMENTO DE CONTRATOS DE COMPRAS

EL SECRETARIO GENERAL,

En ejercicio de las facultades que le confiere el artículo 109 de la Carta de la Organización de los Estados Americanos y los artículos 8, 12 (f), 80 (b) (8), 93 y 97 de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos; y

CONSIDERANDO:

Que, conforme a los artículos 12 (e), 93 y 97 de las Normas Generales, el Secretario General está autorizado a iniciar, adjudicar y ejecutar contratos para la compra de equipo, suministros y servicios conexos; y

Que las normas, reglamentos y procedimientos operativos que rigen los contratos requieren considerable revisión y modificación para satisfacer las necesidades actuales de la Secretaría General,

RESUELVE:

I. REGLAMENTO DE CONTRATOS DE COMPRAS

El Reglamento de Contratos de Compras anexo a esta Orden Ejecutiva se aplicará a todos los contratos de compras tramitados y adjudicados por la Secretaría General.

Esta Orden Ejecutiva deroga el Manual de Contrataciones, conocido también como SUC/OEA, adoptado mediante Memorando Administrativo No. 50, del 7 de enero de 1976, y sustituye todos los reglamentos, normas y prácticas de la Secretaría General en sentido contrario

III. VIGENCIA

Esta Orden Ejecutiva entrará en vigor en la fecha de su firma.

Fecha: 31 de agosto de 2000

Original: inglés

Anexo

corr. 1

REGLAMENTO DE CONTRATOS DE ADQUISICIONES

de la

SECRETARÍA GENERAL DE LA

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

Sancionado del 12 de julio de 2000

Subsecretaría de Administración

REGLAMENTO DE CONTRATOS DE ADQUISICIONES

CAPÍTULO I

Definiciones y alcance

1.1 Definiciones: A los efectos del presente Reglamento, se aplicarán las siguientes definiciones:

1.1.1 Oficial Autorizante: El funcionario de la Secretaría General u otra persona debidamente designada, responsable del programa o proyecto que financia el contrato de adquisiciones.

1.1.2 Comité de Adjudicación de Contratos: Es un Comité creado conforme al Capítulo V de este Reglamento a los efectos de la aprobación de todos los contratos de adquisiciones por más de US$30.000.

1.1.3 Suma del contrato: La Suma del Contrato, también denominada "Monto del contrato" o "Costo del contrato" es el monto que la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos ("la Secretaría General" o "SG/OEA") está obligada a pagar al vendedor en virtud del contrato.

1.4 CPR: Son las siglas de la expresión "Contrato por Resultado".

1.1.5 Dependencia de la Secretaría General: Se trata de una expresión general utilizada para referirse a las unidades, departamentos y oficinas de la Secretaría General administrados por un oficial de nivel P-5 o superior.

1.1.6 Dólares y signo US$: El término "dólar" y el signo "US$" se refieren a dólares de los Estados Unidos.

 

1.1.7 Normas Generales: Se trata de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos.

 

1.1.8 SG/OEA: Se trata de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos.

 

1.1.9 Contratista Independiente: Se entiende por contratista independiente una persona natural o jurídica que operando en forma independiente suministra bienes o servicios a la Secretaría General utilizando sus propios medios y procedimientos, sin estar sujeto a supervisión y control detallados de la Secretaría General en cuanto a la producción del producto, resultado o servicio requerido y sin que le sean aplicables el régimen de supervisión, las prohibiciones de asignación ni la exclusividad que rigen para los empleados.

 

1.1.10 Nacional de un Estado miembro de la OEA: Se entiende por nacional de un Estado miembro de la OEA a una persona natural que sea ciudadano de un Estado miembro de la OEA o una persona jurídica cuya oficina central de operaciones se encuentre en un Estado miembro de la OEA o cuyo lugar de constitución se encuentre en un Estado miembro de la OEA.

 

1.1.11 Partes: Las partes de un contrato de adquisiciones son la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos ("SG/OEA) y el Contratista Independiente, también denominado "el vendedor".

 

1.1.12 Contrato por Resultado: Se entiende por contrato por Resultado ("CPR") un contrato de adquisición de servicios humanos o del producto o resultado de una obra específica correspondiente a un programa o proyecto aprobado en ámbitos de especialización en que la Secretaría General carezca de recursos de personal internos suficientes para producir el producto o resultado requerido dentro del tiempo asignado.

 

1.1.13 Contrato de Adquisiciones: Se entiende por contrato de adquisiciones un contrato para la adquisición o el arrendamiento de bienes, servicios de transporte o inmuebles; seguros, o servicios conexos con, e integrantes de, un contrato de adquisición o arrendamiento de bienes muebles o inmuebles. Más específicamente, la categoría de contratos de adquisiciones comprende contratos para la adquisición o el arrendamiento de:

 

a. Suministros, materiales, equipos, máquinas, mobiliario, y otras transacciones.

 

b. Servicios de impresión y otros servicios conexos (impresión directa, offset, varitype, grabados e ilustraciones, viñetas, encuadernación, etc.).

 

c. Transporte de personas y bienes (efectos personales y enseres domésticos, así como documentos, equipos, materiales, etc., para conferencias, reuniones, seminarios, etc.).

 

d. Inmuebles, en calidad de arrendataria o arrendadora.

 

e. Equipo técnico y materiales científicos, bienes y servicios solicitados por los centros, instituciones, organismos nacionales, etc. que participen en los programas ejecutados por la Secretaría General y se beneficien con los mismos.

 

f. Seguros y cauciones que cubran: vehículos y otros bienes muebles e inmuebles de la SG/OEA; funcionarios, personas que viajen por cuenta de la Secretaría General, sus instituciones o agencias, y ciertos tipos de funciones y responsabilidades.

 

g. Servicio de mantenimiento, construcción, reparaciones y renovación de edificios y terrenos.

1.1.14 Pariente: Por "pariente" se entiende cónyuge, hijo o hija, hijastro o hijastra, padre o madre, padrastro o madrastra, medio hermano o media hermana, hermanastro o hermanastra, suegro o suegra, yerno o nuera, cuñado o cuñada.

 

1.1.15 Vendedor: Un vendedor es un Contratista Independiente que celebra un contrato de adquisiciones para proporcionar cualquier bien o servicio que deba ser vendido o arrendado a la Secretaría General en virtud de ese Contrato.

1.2 Alcance: El presente Reglamento se aplica exclusivamente a los contratos de adquisiciones definidos en los términos que anteceden y conforme a la descripción más detallada que abajo aparece. No se aplica a los contratos por resultado ni a los contratos de empleo. Los primeros se rigen por el Reglamento de Contratos por Resultado, y los segundos por las disposiciones pertinentes de las Normas Generales y del Reglamento de Personal. 

2.1 Objeto del presente Reglamento

 

El objeto del presente Reglamento consiste en facilitar el cumplimiento de los siguientes objetivos gerenciales, que se derivan de las Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General ("las Normas Generales de la SG/OEA") y del Reglamento Presupuestario y Financiero de la SG/OEA:

 

2.1.1 Protección de los intereses de la Organización.

 

2.1.3 Competencia en la selección de vendedores y la adjudicación de contratos.

2.1.4 Racionalización del proceso de las adquisiciones, para lograr los siguientes objetivos:

a. Prevención y satisfacción de la demanda.

 

b. Estandarización, en la medida de lo posible, de equipos, útiles de oficina y otros equipos y suministros.

 

c. Recopilación de información y datos sobre el proceso de las adquisiciones.

 

d. Mayor eficiencia, simplificación de los procedimientos, mayor celeridad de los trámites, mejores análisis y evaluación sistemática de los vendedores.

 

e. Ejecución de contratos compatibles con el Programa-Presupuesto y los planes de operaciones aprobados de la Organización.

 

f. Asignación de cometidos administrativos al personal.

 

g. Responsabilidad del personal en el proceso de las adquisiciones.

h. Institucionalización de procedimientos que garanticen una eficaz administración financiera y una utilización con eficiencia de costos y económica de los recursos administrados por la SG/OEA.

2.1.5 Reducción del riesgo de que la Secretaría General incurra en responsabilidad frente a vendedores y terceros.

2.2 Aplicación e interpretación de este Reglamento conforme a su objeto

 

La interpretación del presente Reglamento deberá ser compatible con los objetivos que anteceden, y la SG/OEA sólo podrá adquirir bienes y servicios a través de métodos y procedimientos congruentes con los mismos. 

Por delegación, el Subsecretario de Administración podrá negociar, adjudicar y otorgar todos los contratos de adquisiciones.

 

Por delegación escrita específica, el Secretario General Adjunto y los Secretarios Ejecutivos y Subsecretarios podrán negociar contratos de adquisiciones comprendidos en sus respectivas esferas de competencia y vinculados con la prestación directa de servicios solicitados por Estados miembros de la OEA.

Los directores y especialistas a quienes se hayan asignado en debida forma cometidos de administración de programas y proyectos específicos podrán, por delegación escrita específica de la autoridad competente, negociar y/o participar en la negociación de contratos de adquisiciones en sus respectivas esferas de competencia o bajo su supervisión.

Por delegación del Subsecretario de Administración, el Director de la Secretaría de Conferencias y Reuniones podrá negociar y/o adjudicar y otorgar todos los contratos de adquisiciones (órdenes de compra) vinculados con la celebración de reuniones y conferencias. Cuando corresponda se fiscalizará la regularidad jurídica de todos esos contratos, en el marco del presente Reglamento.

3.6.1 Los Directores de Oficinas de la SG/OEA en los Estados miembros ("Directores de Oficinas en los Países") podrán negociar, adjudicar y otorgar todos los contratos de adquisiciones de bienes de origen nacional por montos de hasta US$3.500. Se deberán remitir prontamente copias de esos contratos al Jefe de la Oficina de Servicios de Gestión de Compras, sin perjuicio de lo cual dentro de un mismo período de 12 meses ningún Director de Oficina en el País podrá negociar, adjudicar ni otorgar contratos de adquisiciones cuyo monto agregado sea de US$30.000 o sumas superiores, a menos que obtenga la aprobación escrita previa del Jefe de la Oficina de Servicios de Gestión de Compras.

 

3.6.2 Por delegación específica de facultades realizada en cada caso por escrito por el Subsecretario de Administración, los Directores de Oficinas en los Países podrán negociar, adjudicar y otorgar cualquier otro tipo de contrato de adquisiciones en la medida en que se cumplan, en lo pertinente, los requisitos de fiscalización de juridicidad previstos en el presente Reglamento.

3.7 Facultades del Jefe de la Oficina de Servicios de Gestión de Compras ("OSGC")

 

El Jefe de la Oficina de Servicios de Gestión de Compras tendrá las siguientes facultades:

 

1. Negociar, adjudicar, otorgar y administrar contratos de adquisiciones.

Toda delegación de facultades prevista en este Reglamento estará sujeta a los dispuesto en el Capítulo IV, "Delegación de Facultades y Responsabilidades y Obligación de Dar Cuenta" del Reglamento Presupuestario y Financiero y las disposiciones que lo sucedan. Conforme a ese reglamento, el delegatario se hace responsable del adecuado ejercicio de sus facultades, pero el delegante sigue siendo responsable del ejercicio de esas facultades conjuntamente con el delegatario e individualmente. En caso de conflicto entre el Reglamento Presupuestario y Financiero y el presente Reglamento, prevalecerá este último.

 

4.1 Prohibiciones relacionadas con personas

 

4.1.1 Ningún contrato de adquisiciones podrá ser adjudicado:

 

1. A un funcionario de la Secretaría General.

 

2. A ninguna persona que haya ocupado el cargo de Secretario General o Secretario General Adjunto, o un cargo de confianza, a menos que haya cesado en ese cargo como mínimo dos años antes.

 

3. A ningún delegado, representante diplomático u otro empleado del Gobierno de un Estado miembro.

 

4. A ningún pariente de un funcionario de la SG/OEA (de grado P-4 o superior), a ningún pariente de un representante o delegado de un Estado miembro, a ningún pariente de ninguna otra persona que tome parte directamente en la ejecución, evaluación o supervisión directa del programa o proyecto que financia el contrato.

 

5. A ninguna persona, sociedad por acciones, sociedad colectiva, asociación u otra entidad empresarial que haya celebrado un contrato por resultado o de adquisiciones que haya sido rescindido por la SG/OEA por causa justificada.

 

6. A ninguna persona legalmente incapaz, formalmente acusada de delito grave, sometida a juicio penal y/o condenada por delito grave. Se entiende por delito grave el definido como tal por la ley y/o un delito al que corresponda una pena de prisión por un término mínimo de un año. No obstante, el hecho de haber sido condenada por un delito grave en el pasado no impide a una persona presentarse a una licitación para la adjudicación de un contrato, y eventualmente obtener la adjudicación del mismo, cuando, examinadas las circunstancias del caso el Departamento de Servicios Legales llega a la conclusión de que la persona está calificada en ese momento para contratar con la SG/OEA.

 

7. A ninguna persona, sociedad por acciones, sociedad colectiva, asociación u otra entidad empresarial que haya incurrido en incumplimiento de un contrato por resultado o de adquisiciones existente o anterior, del tipo que fuere, o que no lo haya cumplido satisfactoriamente.

 

8. A ninguna persona, sociedad por acciones, sociedad colectiva, asociación u otra entidad empresarial que conforme a la legislación del Estado miembro en que el contrato deba ejecutarse no esté autorizada a suministrar los bienes y/o prestar los servicios a los que se refiera el contrato.

 

9. A una sociedad por acciones u otra entidad empresarial de cuyo capital accionario sea propietaria en más de un 25% cualquiera de las personas mencionadas en las Subsecciones 1 a 8, que anteceden, o que esté vinculada por una relación de empleo o de otro género con cualquiera de las personas o entidades que se describen en las Subsecciones 1 a 8, que anteceden, en relación con el cumplimiento de la labor a que se refiera un contrato.

 

10. A un ex funcionario de la Secretaría General que haya suscripto un acuerdo vigente en el momento con la SG/OEA, en que se establezca que el ex funcionario no está calificado para celebrar ningún tipo de contrato remunerado con la SG/OEA.

 

11. A una persona que no sea nacional de un Estado miembro de la OEA, a menos que: (i) el contrato se financie con fondos específicos y el donante o receptor de esos fondos, con consentimiento del donante, así lo exija por escrito, o (ii) la OSGC certifique, después de someter la adquisición a prácticas competitivas conforme a este Reglamento, que no existe un nacional de un Estado miembro de la OEA que pueda cumplir los términos de referencia de la adquisición a un precio competitivo razonable.

4.1.2 Previa consulta con los Departamentos de Servicios Legales y de Servicios Financieros, el Subsecretario de Administración podrá conceder excepciones, por causa justificada, a las prohibiciones que aparecen en las Subsecciones 5 a 7 de la Sección 4.1, que antecede.

4.2 Prohibiciones para funcionarios que tomen parte en el proceso de contratación

4.2.1 Ningún funcionario podrá, en circunstancia alguna, aceptar de vendedores de la SG/OEA, directa o indirectamente, comisiones, privilegios, regalos, propinas, préstamos, favores, o cualquier otra cosa de valor monetario. Los regalos, propinas o favores cuyo valor monetario agregado no pase de US$50 en el año, recibidos de un vendedor potencial o real o de un representante o agente del mismo, se consideran de valor insignificante, y no están comprendidos dentro de las prohibiciones del presente Reglamento.

 

4.2.2 Sin perjuicio de lo establecido en la segunda oración de la presente Subsección 4.2.2, ningún funcionario que sea propietario o posea cualquier título, derecho, participación de capital, acción, interés u otro derecho exclusivo en una compañía, empresa o cualquier otra entidad empresarial que provea a la SG/OEA de suministros, bienes y servicios a través de contratos de adquisiciones, podrá participar, en el carácter que fuere, en la obtención, negociación, adjudicación u otorgamiento del (de los) contrato(s) de adquisiciones de la SG/OEA referente(s) a dicha compañía, empresa o entidad empresarial. No obstante, todo funcionario que normalmente deba participar en el proceso de adquisición y que sea propietario de un interés en el capital (por ejemplo, participaciones de capital) o posea otro derecho exclusivo en una compañía que esté siendo considerada a los efectos de la celebración de un contrato con la SG/OEA, o que sea proveedora de bienes o servicios a la SG/OEA, deberá declarar ese interés al Jefe de la Oficina de Servicios de Gestión de Compras al comienzo del proceso de adquisición. Tras la celebración de apropiadas consultas con el Departamento de Servicios Legales, se decidirá si corresponde prohibir toda participación del funcionario en el asunto.

4.3 Prohibiciones referentes a la suma del contrato, a la disponibilidad de fondos y al objeto del contrato

4.3.1 La Suma del Contrato no podrá superar el valor razonable de mercado del servicio o producto materia del contrato.

4.3.2 No podrá adjudicarse ningún contrato de adquisiciones cuya suma supere los US$30.000 sin previa aprobación del Comité de Adjudicación de Contratos, conocido anteriormente como Comité de Selección y Adjudicaciones.

4.3.3 No podrá adjudicarse ningún contrato referente a obras de construcción por más de US$50.000, ni ningún otro tipo de contrato de adquisiciones por más de US$75.000 sin previo estudio del caso por el Departamento de Servicios Legales. A esos efectos, dos o más contratos adjudicados al mismo vendedor en un período de doce meses consecutivos, o compras realizadas al mismo proveedor a lo largo de un período de doce meses consecutivos, cuya suma supere los US$75.000 por concepto de precio o de pagos se considerarán como un solo contrato a los efectos de la aplicación del presente Reglamento.

4.3.4 No podrá adjudicarse ningún contrato por más de US$10.000 a menos que el mismo sea acompañado por una breve justificación escrita emanada de la dependencia de la Secretaría General solicitante.

4.3.5 No podrá adjudicarse ningún contrato de adquisiciones por más de US$999 a menos que se observen los procedimientos competitivos preceptuados por el Capítulo X del presente Reglamento.

4.3.6 No podrá celebrarse ningún contrato de construcción por más de US$250.000 a menos que se cumplan los requisitos de presentación de cauciones estipulados en el Capítulo VIII de la Sección 8.6, infra, del presente Reglamento.

4.3.7 No podrá adjudicarse ningún contrato de compra, venta, arrendamiento u otra transferencia de intereses inmobiliarios sin previo estudio del caso por el Departamento de Servicios Legales.

4.4 Prohibiciones referentes al lugar del contrato

No existen prohibiciones referentes al lugar del contrato. Pueden celebrarse contratos en la Sede de la SG/OEA o en las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros de la OEA.

4.5 Prohibiciones en cuanto a la forma

 

No existe una forma estándar para los contratos de adquisiciones. Éstos pueden estipularse en las órdenes de compra estándar habituales de la SG/OEA o en otros formatos jurídicamente aceptables aprobados por el Departamento de Servicios Legales.

5.1 Funciones

 

El Comité de Adjudicación de Contratos se encarga de formular recomendaciones al Jefe de Personal y/o al Subsecretario de Administración en cuanto a la aprobación de todo contrato de adquisiciones cuyo monto supere los US$30.000. El Comité se reunirá cuando sea necesario para abrir y examinar las ofertas, establecer criterios para juzgar a los oferentes, examinar las referencias de los vendedores, verificar la situación financiera de los oferentes que se hayan presentado, solicitar información adicional y considerar todo el material pertinente.

 

5.2 Composición

 

El Comité estará formado por su Presidente, que será un representante de la Subsecretaría de Administración; un representante del Departamento de Servicios Legales, y un representante de la dependencia que haya solicitado el contrato. Un representante de la Oficina de Servicios de Gestión de Compras actuará como Secretario Técnico del Comité. Ocasionalmente podrán asistir también, y participar como observadores en las reuniones del Comité, representantes de otras áreas de la SG/OEA, como la Inspección General El Presidente será designado por el Subsecretario de Administración. Los demás miembros serán designados por los Directores u oficiales de rango equivalente de las dependencias que representen.

 

5.3 Criterio de selección

 

El Comité recomendará al (a los) oferente(s) ganador(es) al Jefe de Personal y/o al Subsecretario de Administración, basándose en el análisis de las ofertas realizado por el Comité y en factores tales como precio, capacidad técnica, competencia, calidad del trabajo o producto, referencias, estabilidad financiera, etc.

 

6.1 Oficina de Servicios de Gestión de Compras

 

La Oficina de Servicios de Gestión de Compras tendrá los siguientes cometidos:

 

1. Administrar este Reglamento de Contratos de Adquisiciones de modo de garantizar su aplicación y cumplimiento uniformes en toda la SG/OEA.

 

2. Elaborar, recomendar y aplicar procedimientos y métodos que simplifiquen y aceleren el trámite administrativo de los contratos de adquisiciones.

 

3. Proporcionar asistencia técnica y/o prestar servicios de secretaría en relación con los contratos de adquisiciones.

 

4. Proporcionar asistencia técnica y respaldo administrativo al Comité de Adjudicación de Contratos.

 

5. Certificar, tras la investigación correspondiente, que cada caución de resultados y de pago recibida de los vendedores por la SG/OEA conforme al presente Reglamento sea emitida por compañías de caución calificadas como aceptables y confiables por el Departamento de Tesorería de los Estados Unidos o por otra autoridad calificadora igualmente confiable e igualmente reconocida entre los oficiales de contratación del Gobierno.

 

6. Prestar servicios de Secretaría Técnica al Comité de Adjudicación de Contratos.

 

7. Establecer y mantener la Base de Datos de Vendedores que se describe en el Capítulo XIV del presente Reglamento.

6.2 Dependencia solicitante

 

6.2.1 La dependencia solicitante deberá incluir una breve justificación escrita de la solicitud de la adquisición de cualesquiera suministros, servicios u otros rubros que figuran en la Subsección 1.1.13 del presente Reglamento, cuando el monto del contrato no baje de US$10.000.

 

6.2.2 A través de su Director o del especialista encargado del proyecto o programa que financia la adquisición, la dependencia solicitante deberá presentar dictámenes técnicos sobre la factibilidad de las solicitudes de equipo técnico y material científico y proporcionar asistencia técnica para los contratos de adquisiciones que debido a su naturaleza, complejidad o especialidad requieran su opinión técnica.

6.3 Departamento de Servicios Legales

 

El Departamento de Servicios Legales se encarga de examinar:

 

1. Los contratos de compra, venta, arrendamiento u otro tipo de transferencia de intereses en inmuebles.

 

2. Todos los contratos vinculados con obras de construcción, cuando su costo agregado supere los US$50.000.

 

3. Todos los demás contratos cuyo costo agregado supere los US$75.000.

7.1 Responsabilidad

 

Los funcionarios debidamente autorizados para iniciar, negociar, adjudicar u otorgar un contrato deberán:

 

1. Obtener las condiciones más convenientes en cuanto a precios, calidad, servicios y entrega conforme a los intereses de la SG/OEA; es decir, identificar, y contratar con, oferentes "responsables", y no simplemente "que respondan".

 

2. Observar los procedimientos establecidos en los memorandos administrativos emitidos conforme al presente Reglamento.

3. Observar estrictamente las políticas referentes a Conducta Ética y Conflictos de Intereses estipuladas en la Orden Ejecutiva No. 96-3, en el Memorando Administrativo No. 77, rev.1, y en las disposiciones que los sucedan.

8.1 Facultades

8.1.1 Ningún vendedor puede representar jurídicamente a la SG/OEA ni suscribir compromisos que obliguen a la misma; no obstante, el vendedor, si el contrato lo autoriza, puede actuar como agente de la SG/OEA para la adquisición de bienes y servicios que deban proporcionarse en virtud del contrato, a los solos efectos de verificar que esos bienes y servicios estén exentos de tributos, siempre que las economías logradas mediante la exención de tributos se transfieran a la SG/OEA a través del precio del contrato o de la reducción del mismo tras la firma del contrato.

8.1.2 Salvo la remuneración de sus servicios, el vendedor no podrá recibir, desembolsar ni manejar por otro concepto fondos de la SG/OEA. Los contratos de servicios bancarios y otros de administración de dinero están exentos de lo previsto en esta disposición.

8.2 Información y archivos

La totalidad de la información, los archivos, los dibujos técnicos y otros documentos que pertenezcan a la SG/OEA y sean utilizados por el vendedor para el cumplimiento de un contrato de construcción seguirán siendo de propiedad de la SG/OEA. El vendedor no podrá retener la información, los archivos y los documentos referidos, ni las copias de los mismos después de la fecha de terminación del contrato, a menos que el contrato disponga expresamente lo contrario.

8.3 Calidad del desempeño

Cada vendedor deberá suministrar los bienes y servicios previstos en el contrato aplicando los más elevados cánones profesionales, y los bienes y servicios en cuestión deberán ser compatibles con todas las leyes, reglamentos y ordenanzas pertinentes.

8.4 Privilegios e inmunidades

Ningún vendedor, por el sólo hecho del contrato de adquisiciones que haya celebrado con la SG/OEA tendrá derecho o posibilidad alguna de reclamar para sí las inmunidades, privilegios u otros beneficios acordados a los funcionarios de la SG/OEA.

8.5 Asignación

Ningún vendedor puede asignar ninguna obligación o derecho previstos a su respecto en el contrato celebrado con la SG/OEA sin previo consentimiento expreso y escrito del Oficial Autorizante de la SG/OEA.

8.6 Desempeño y cauciones de pago

8.6.1 Antes de que un contrato por un monto de más de US$250.000, referente a la construcción, alteración o reparación de cualquier edificio de propiedad de la SG/OEA, o administrado por la misma, sea adjudicado a un vendedor, éste deberá proporcionar una caución de desempeño que entrañe una o más garantías que al oficial de adjudicación del contrato le resulten satisfactorias, y por el monto que el referido oficial considere adecuado para la protección de la SG/OEA. La caución de desempeño adquirirá carácter vinculante cuando se produzca la adjudicación del contrato al vendedor, y no se efectuará pago alguno a este último hasta que la SG/OEA reciba la caución o una copia debidamente certificada de la misma.

9.1 La Suma del Contrato

 

La Suma del Contrato se basará en las características de los bienes, servicios accesorios, transporte, seguros o inmuebles, según fuere del caso, proporcionados conforme a los requisitos del contrato, y no podrá superar el valor razonable de mercado de los mismos.

 

9.2 Requisitos de los pagos y momento de realización de los mismos

 

9.2.1 Cada pago, salvo los pagos "iniciales" o "anticipados" que preceptúe el contrato, deberá efectuarse contra la presentación de la factura del vendedor y la certificación, expedida por un oficial autorizante, de que el servicio o producto ha sido prestado o suministrado satisfactoriamente conforme a lo estipulado en el contrato. El pago de un contrato rescindido conforme a lo previsto en el Capítulo XII del presente Reglamento deberá efectuarse conforme a las disposiciones sobre rescisión contenidas en dicho contrato.

 

9.2.2 El contrato podrá prever pagos progresivos que irán realizándose a medida que culminen las etapas o fases de la labor prevista en el contrato. También podrá prever un pago de iniciación o anticipado, que generalmente no superará el 30% del monto del contrato.

9.2.3 No podrá efectuarse ningún pago, salvo el anticipo inicial, sin la apropiada certificación a cargo del Oficial Autorizante correspondiente.

9.2.4 Finalizada la ejecución de un contrato de adquisiciones, la certificación del pago final deberá ser acompañada por una evaluación del servicio o producto recibido, suscripta por el Oficial Autorizante correspondiente.

9.3 Pago en moneda local

 

La suma del contrato podrá expresarse en dólares de los Estados Unidos o en la moneda oficial del Estado miembro de la OEA en cuyo territorio hayan de entregarse los bienes y servicios adquiridos. Si la suma del contrato ha sido expresada en dólares y el pago debe efectuarse en moneda local, la conversión se realizará al tipo de cambio utilizado por la SG/OEA el día del pago.

 

10.1 Procedimientos competitivos requeridos

 

Sin perjuicio de lo previsto en la Sección 10.3, infra, todos los contratos de adquisiciones se adjudicarán a través de procedimientos competitivos.

 

10.2 Tipos de procedimientos competitivos

 

Los procedimientos competitivos son los siguientes:

 

10.2.1 Anuncios públicos de llamados a presentación de ofertas en sobre cerrado

 

La SG/OEA utilizará este procedimiento para contratos de adquisiciones cuyo monto supere los US$300.000 cuando se requieran procedimientos competitivos y:

 

a. Haya tiempo suficiente para hacer un llamado a la presentación de ofertas en sobre cerrado, para que las mismas efectivamente se presenten y para que sean evaluadas.

 

b. Pueda preverse razonablemente que se recibirá más de una oferta.

10.2.2 Procedimientos de contratación competitiva negociada precedida por llamados a fuentes calificadas para que presenten ofertas

La SG/OEA utilizará estos procedimientos cuando se requieran procedimientos competitivos y no se den las condiciones para la utilización del sistema de anuncios públicos para la presentación de ofertas en sobre cerrado. Esos procedimientos son los siguientes:

a. Compras por un monto no inferior a US$100.000

 

Para cada adquisición que probablemente dé lugar a un precio contractual no inferior a US$100.000, la SG/OEA publicará un "Llamado de Ofertas" ("RFP") en que se estipularán las especificaciones de los bienes y servicios que se desea obtener, y se invitará a cinco o más fuentes calificadas a presentar ofertas escritas de suministro de esos bienes y servicios. Luego la SG/OEA negociará con las fuentes calificadas que contesten la calidad y cantidad de los bienes y servicios que hayan de proporcionarse, su precio y otros factores pertinentes, a los efectos de celebrar el acuerdo más conveniente para la SG/OEA. La publicación del anuncio de la RFP deberá efectuarse en los medios de difusión (periódicos, revistas comerciales, etc.); sin embargo, cuando la suma agregada del contrato no llegue a US$300.000 o el Subsecretario de Administración haya certificado que por razones de emergencia o urgencia extraordinaria esa publicación no es viable, podrá cumplirse el requisito de la publicidad mediante envío postal o remisión por telefacsímile o por correo electrónico de una copia de la RFP a por lo menos cinco vendedores calificados conocidos por la SG/OEA. Todas las respuestas deberán constar en forma resumida en un registro permanente, con la firma de quien(es) reciba(n) las ofertas.

Se denomina adquisición de mediana escala a aquella cuyo precio contractual supera los US$50.000 pero no pasa de US$99.999. Para este tipo de adquisiciones la SG/OEA puede solicitar la presentación de ofertas escritas enviando por correo, telefacsímile o correo electrónico la hoja de llamado a la presentación de ofertas. La invitación deberá dirigirse a por lo menos cinco fuentes calificadas conocidas por la SG/OEA. Los oferentes podrán remitir sus ofertas por correo o telefacsímile a la SG/OEA; no obstante, en los casos en que: (1) las especificaciones sean complicadas; (2) haya menos de tres vendedores conocidos de la SG/OEA dentro de un radio de 200 millas del lugar en que deban adquirirse los bienes, la SG/OEA utilizará procedimientos idénticos a los que se aplican a las compras por un monto no inferior a US$100.000. Todas las respuestas deberán constar en forma resumida en un registro permanente, con la firma de quien(es) reciba(n) las ofertas.

 

c. Compras pequeñas (US$3.000 - US$49.999)

 

Se entiende por compra pequeña una adquisición cuyo precio contractual esté comprendido entre US$3.000 y $49.999, inclusive. Para estas compras deberá elaborarse una "lista reducida" de vendedores, y en la mayoría de los casos la SG/OEA invitará a formular ofertas por teléfono, correo electrónico o telefacsímile a tres o más fuentes de la lista. Los oferentes podrán presentar sus ofertas por telefacsímile o por correo; no obstante, en caso de que: (1) las especificaciones sean complicadas; o (2) haya menos de tres vendedores conocidos por la SG/OEA dentro de un radio de 200 millas del lugar en que deben adquirirse los bienes, la SG/OEA utilizará procedimientos idénticos a los aplicables a las compras de valor no menor de US$50.000. La lista reducida deberá ser actualizada dos veces por año.

Los llamados correspondientes a adquisiciones cuyo precio contractual esté comprendido entre US$1.000 y US$2.999, inclusive, deberán efectuarse por teléfono, correo electrónico o telefacsímile. Deberán solicitarse tres ofertas y los oferentes podrán presentarlas por telefacsímile, correo electrónico o correo. Todas las respuestas deberán constar en forma resumida en un registro permanente, con la firma de quien(es) reciba(n) las ofertas. [No es necesario realizar licitaciones para adquisiciones por un precio contractual inferior a US$1.000 (compra directa). No obstante, es de cargo del comprador seleccionar al vendedor más responsable].

 

e. Adquisición de suministros y servicios proporcionados por vendedores conforme a listas de la GSA

 

La adquisición de suministros y servicios proporcionados por vendedores para su utilización en los Estados Unidos de América conforme a los listas de la GSA están exentos de los requisitos de llamados escritos y orales respectivamente mencionados en la Subsección 10.2.1, que antecede, y en las Secciones a-d de la presente Subsección 10.2.2, y la SG/OEA podrá proceder directamente a negociar el contrato con esos vendedores. Como el precio de la lista de la GSA referente a determinado rubro es igual para todos los vendedores que utilizan el programa, no es necesario obtener más de una oferta, a menos que interesen otros factores, como tiempo o calidad, y/o cantidad que haya de adquirirse.

En los casos poco comunes en que, por sus características, los bienes y servicios que se necesitan sólo puedan obtenerse en una fuente responsable y no existen sustitutos adecuados en el mercado, el Subsecretario de Administración, en virtud de delegación según lo previsto en este Reglamento, podrá autorizar que la adquisición se realice a través de negociaciones con ese vendedor, sin que sea necesario hacer llamados de ofertas escritos u orales a través de los procedimientos expresados en las Subsecciones 10.2.1 y 10.2.2 del presente Reglamento, supra. Esa autorización, sin embargo, no podrá otorgarse a menos que: (i) la dependencia o el oficial autorizante, u otro funcionario que recomiende negociar con una fuente única, certifique por escrito que ha realizado una búsqueda minuciosa y diligente en el mercado y que sólo el vendedor recomendado puede proporcionar los bienes y servicios que se necesitan, o sustitutos razonables de los mismos, y (ii) el Departamento de Servicios Legales ha verificado el cumplimiento de las condiciones a las que está supeditada la obtención de los bienes o servicios a través de negociaciones con una única fuente. El funcionario que expida un certificado falso o con errores debidos a negligencia será pasible de las sanciones previstas en este Reglamento, en el Reglamento de Personal y en las Normas de Conducta Ética.

Si existe tiempo suficiente y si una oferta presentada después de la fecha de cierre del período de presentación de las mismas es evidentemente ventajosa para la SG/OEA deberá dejarse sin efecto el llamado de ofertas original y señalarse una nueva fecha límite para la presentación de ofertas. Todos los vendedores potenciales originales tendrán entonces la oportunidad de presentar una oferta óptima y final dentro del nuevo plazo de cierre del período de presentación de ofertas establecido por la Oficina de Servicios de Gestión de Compras o la entidad que la suceda.

Si alguno de los potenciales vendedores solicita información adicional o aclaraciones antes de formular una oferta, a los otros vendedores se les proporcionará idéntica información.

A menos que lo autorice el Subsecretario de Administración, las condiciones de la oferta seleccionada no serán dadas a conocer a los demás vendedores que formulen ofertas para la adjudicación del contrato.

10.3 Excepciones

 

10.3.1 Los procedimientos competitivos no son preceptivos:

 

a. En los casos en que los bienes que han de adquirirse: (i) sean para emergencias, como operaciones de socorro en casos de desastre, reparaciones de emergencia y otros materiales que se necesiten con urgencia para proteger vidas humanas y bienes, o (ii) se trate de equipo técnico y materiales científicos para proyectos aprobados por la Asamblea General de la OEA, destinados a la realización de actividades en los Estados miembros de la OEA.

 

b. Cuando la suma del contrato es inferior a US$30.0000 y el Secretario General ha llegado a la conclusión de que la utilización de procedimientos competitivos no es beneficiosa para la Organización.

10.3.2 El Secretario General deberá proporcionar al Consejo Permanente dentro de un plazo de treinta días una relación de todas las compras realizadas por un monto no inferior a US$30.000 sin utilizar procedimientos competitivos (incluidos los casos de la Subsección 10.3.1, a, que antecede), así como los fundamentos respectivos.

 

10.3.3 La excepción prevista en la Subsección 10.3.1, b, que antecede, no podrá aplicarse a ningún contrato de adquisiciones por un monto inferior a US$30.000 si la suma contractual que corresponde a ese contrato, más la suma contractual total de los contratos de adquisiciones ya adjudicados al vendedor en el período de doce meses precedente, supera los $30.000.

 

10.3.4 Cuando se conceda una excepción en virtud de lo previsto en la Subsección 10.3.1, b, que antecede, la comprobación de que los procedimientos competitivos no son beneficiosos para la Organización deberá basarse en el análisis razonado de los hechos y circunstancias de cada caso y registrarse mediante la presentación de un escrito en los archivos de la OSGC.

11.1 Arbitraje