EL SECRETARIO GENERAL,
En ejercicio de las facultades que le confieren los artículos 115 y
119 de la Carta de la Organización de los Estados Americanos y el artículo 11 de las
Normas Generales para el Funcionamiento de la Secretaría General,
RESUELVE:
Primero: Son instrumentos normativos internos de la Secretaría
General los siguientes:
I. Ordenes Ejecutivas
II. Directivas del Secretario General
III. Memorandos Administrativos
Segundo: Estos instrumentos tendrán el significado,
alcance, utilización, procedimiento de elaboración y presentación que establece esta Orden
Ejecutiva.
I. ORDENES EJECUTIVAS
A. DISPOSICIONES GENERALES
1. Definición: La Orden Ejecutiva es el instrumento
administrativo de mayor jerarquía dentro de la Secretaría General, mediante el cual el
Secretario General:
a. Adopta decisiones de alta política administrativa;
b. Establece y suprime dependencias de la Secretaría General;
c. Redistribuye las funciones de las dependencias existentes;
d. Dicta, deroga o enmienda los reglamentos de la Secretaría General,
y
e. Da cumplimiento a las disposiciones de la Carta y de las Normas
Generales, así como a las resoluciones de la Asamblea General y de los Consejos de la
Organización en lo referente al funcionamiento de la Secretaría General.
2. Autoridad: Las Ordenes Ejecutivas se expedirán únicamente
por decisión del Secretario General y con su firma.
3. Origen: Las Ordenes Ejecutivas pueden originarse en la
Oficina del Secretario General, en las del Secretario General Adjunto y en las de los
Secretarios Ejecutivos y Subsecretarios.
4. Formato: El formato de las Ordenes Ejecutivas se ajustará al
modelo que aparece como Anexo A de esta Orden Ejecutiva.
5. Vigencia: Las Ordenes Ejecutivas entrarán en vigor en la
fecha de su firma, salvo disposición expresa en contrario.
6. Identificación: Las Ordenes Ejecutivas se expedirán
simultáneamente en español e inglés, en papel azul, y se numerarán consecutivamente
por año (81-1, 81-2). Llevarán una anotación al margen que exprese el idioma original
en que fueron escritas. La versión original será la valedera en caso de discrepancia
entre los textos en español e inglés.
7. Enmiendas: Las enmiendas substantivas a Ordenes Ejecutivas
sólo podrán efectuarse mediante la emisión de una nueva Orden Ejecutiva que contenga la
totalidad del texto, de modo que solamente haya un texto válido.
8. Correcciones: Cuando se requieran correcciones de errores
tipográficos o de forma se publicará un corrigendum a la Orden Ejecutiva,
autorizado por el Secretario General.
9. Derogación y efectos: Toda Orden Ejecutiva:
a. Será derogada únicamente por otra Orden Ejecutiva.
b. Derogará o modificará las Directivas del Secretario General, los
Memorandos Administrativos y otras decisiones anteriores con las que estuviere en
conflicto.
A tal efecto deberá contener referencia específica a las Ordenes
Ejecutivas, Directivas del Secretario General y Memorandos Administrativos que queden
derogados o modificados.
B. PROCEDIMIENTO PARA SU ELABORACIÓN
1. Ordenes Ejecutivas originadas en la Oficina del Secretario
General: Los proyectos de Orden Ejecutiva que se originen en la Oficina del Secretario
General serán elaborados por la Subsecretaría de Asuntos Jurídicos y se consultarán,
si el Secretario General así lo determina, con la Subsecretaría de Administración para
establecer las implicaciones administrativas y presupuestarias, y con otras áreas de la
Secretaría General cuando a juicio del Secretario General la materia objeto de la Orden
lo requiera.
2. Ordenes Ejecutivas originadas en otras áreas de la Secretaría
General.
a. Participación del Área Proponente.
El área proponente preparará el proyecto de Orden Ejecutiva redactado
en un solo idioma, elaborará la correspondiente exposición de motivos incluyendo el
texto de la o las resoluciones de la Asamblea General o de los Consejos que sirven de
fundamento a la Orden Ejecutiva y enviará a la Unidad de Análisis Administrativo el
proyecto de Orden Ejecutiva y la exposición de motivos de la misma para continuar el
procedimiento en los términos del numeral siguiente.
b. Participación de la Unidad de Análisis Administrativo.
La Unidad de Análisis Administrativo:
i. Hará circular el proyecto y sus fundamentos entre todas las áreas
de la Secretaría General, incluyendo la Subsecretaría de Asuntos Jurídicos, para que
dentro de un plazo prudencial formulen las observaciones que estimen pertinentes.
ii. Revisará el proyecto de Orden Ejecutiva, incorporará aquellas
observaciones que el área proponente considere aceptables y velará por que el proyecto
se ajuste al formato correspondiente.
iii. Elaborará un legajo (dossier) que contendrá lo siguiente:
Anexo 1. Descripción de la propuesta y su justificación.
Anexo 2. Resumen de los puntos de vista de otras áreas de la
Secretaría General.
Anexo 3. Análisis de las implicaciones administrativas de la
orden propuesta incluyendo una referencia a aquellos instrumentos que se verían afectados
por ella.
Anexo 4. Análisis presupuestario preparado en consulta con la
Oficina de Programa-Presupuesto, con la proyección de costos futuros e indicación de la
fuente de cualquier recurso adicional requerido.
Anexo 5. Análisis de personal preparado en consulta con la
Oficina de Personal, que refleje las implicaciones de la propuesta en cuanto al personal,
incluso la descripción del número y la clase de los miembros del personal que afecte y
cualesquiera cambios consiguientes en sus cargos o funciones.
Anexo 6. Proyecto de Orden Ejecutiva revisado desde el punto de
vista administrativo.
c. Participación de la Subsecretaría de Asuntos Jurídicos.
La Subsecretaría de Asuntos Jurídicos:
i. Examinará el texto revisado del proyecto para determinar que no
haya incompatibilidad entre la Orden Ejecutiva propuesta y la Carta, las Normas Generales,
las resoluciones de la Asamblea General o de los Consejos.
ii. Se comunicará directamente con la Oficina donde se originó la
Orden Ejecutiva y con la Unidad de Análisis Administrativo, si estimare necesario
enmendar el proyecto.
iii. Será responsable de la expresión jurídica final del proyecto de
Orden Ejecutiva.
iv. Incluirá en el legajo, como Anexo 7, su dictamen final de
carácter jurídico sobre el proyecto de Orden Ejecutiva.
v. Someterá el proyecto definitivo al Secretario General.
C. CONSIDERACIÓN POR EL SECRETARIO GENERAL
Luego del análisis del legajo, el Secretario General podrá aprobar el
proyecto, presentarlo con el pertinente legajo a la consideración de la Junta Asesora,
devolverlo al proponente para que lo modifique o proporcione información adicional, o
rechazarlo.
D. ETAPAS POSTERIORES A SU APROBACIÓN
1. Las etapas posteriores de traducción, publicación y distribución
estarán a cargo de la Unidad de Análisis Administrativo.
2. La Subsecretaría de Asuntos Jurídicos tendrá la responsabilidad
de revisar los textos traducidos de las Ordenes Ejecutivas.
3. La Unidad de Análisis Administrativo, con la colaboración de la
Subsecretaría de Asuntos Jurídicos, preparará un índice anual de Ordenes Ejecutivas
vigentes.
II. DIRECTIVAS DEL SECRETARIO GENERAL
1. Definición: Las Directivas del Secretario General
constituyen instrumentos administrativos de carácter normativo mediante los cuales el
Secretario General adopta decisiones, imparte instrucciones y establece o adopta
procedimientos para situaciones especiales o temporales.
2. Autoridad y vigencia: Las Directivas serán emitidas por el
Secretario General; sólo podrán enmendarse o derogarse por Orden Ejecutiva o por otra
Directiva del Secretario General y tendrán la vigencia que en ellas se establezca.
3. Formato e identificación: El Secretario General impartirá
sus Directivas a través de memorandos emitidos en cualesquiera de los idiomas oficiales
de la Organización y numerados consecutivamente por año.
4. Procedimiento: Las Directivas del Secretario General se
elaborarán en la Oficina del Secretario General.
III. MEMORANDOS ADMINISTRATIVOS
A. DISPOSICIONES GENERALES
1. Definición: El Memorando Administrativo es el instrumento
reglamentario empleado por la Secretaría General en su gestión administrativa para:
a. Comunicar la implantación, modificación o supresión de
procedimientos administrativos que no formulen políticas generales propias de las Ordenes
Ejecutivas del Secretario General.
b. Aplicar políticas generales o poner en práctica decisiones sobre
la estructura interna básica de la Secretaría General, definidas por Ordenes Ejecutivas.
c. Aclarar, interpretar o establecer pautas de aplicación respecto a
disposiciones de carácter reglamentario.
d. Poner en vigor cuerpos normativos a nivel de manuales de operación.
2. Autoridad: Los Memorandos Administrativos se firmarán por el
Subsecretario de Administración por autoridad delegada del Secretario General.
3. Origen: Los Memorandos Administrativos pueden originarse en
las Oficinas del Secretario General, del Secretario General Adjunto, Secretarios
Ejecutivos y Subsecretarios, quienes presentarán el proyecto al Subsecretario de
Administración para su procesamiento y emisión en la forma que a continuación se
señala.
4. Formato: Los Memorandos Administrativos se ajustarán al
modelo que aparece como Anexo B de esta Orden Ejecutiva.
5. Vigencia: Los Memorandos Administrativos entrarán en vigor
en la fecha en que se firmen, a menos de que en ellos se indique expresamente otra fecha.
6. Identificación: Los Memorandos Administrativos se expedirán
simultáneamente en español e inglés, en papel verde, y se numerarán consecutivamente,
sin atender al año en que se expidan. Llevarán una anotación al margen que exprese el
idioma en que fueron escritos originalmente. La versión original será la valedera en
caso de discrepancia entre los textos en inglés y español.
7. Enmiendas y Correcciones: Las enmiendas sustantivas a un
Memorando Administrativo sólo podrán efectuarse mediante la emisión de un nuevo texto.
Mantendrán el número de emisión original agregándole el número de revisión (ejemplo,
No. 59 rev.1). Cuando se requieran correcciones de errores tipográficos o de forma se
publicará un corrigendum al Memorando Administrativo autorizado por el
Subsecretario de Administración.
8. Derogación y efectos: Los Memorandos Administrativos
solamente podrán derogarse por Orden Ejecutiva o por otro Memorando Administrativo. Los
Memorandos Administrativos anteriores quedarán derogados cuando estén en conflicto con
un nuevo Memorando Administrativo o una Orden Ejecutiva. En los nuevos Memorandos
Administrativos se hará referencia expresa a la decisión anterior que quede derogada o
modificada.
B. PROCEDIMIENTO PARA SU PREPARACIÓN Y CONSIDERACIÓN
1. Participación del Área Proponente: El área proponente
preparará el proyecto de Memorando Administrativo y lo enviará a la Unidad de Análisis
Administrativo. Cuando el Memorando Administrativo se origine en la Oficina del Secretario
General su preparación podrá ser delegada a la Unidad de Análisis Administrativo.
2. Participación de la Unidad de Análisis Administrativo: La
Unidad de Análisis Administrativo:
a. Consultará el proyecto con la Subsecretaría de Asuntos Jurídicos
y con las áreas que pudieren verse afectadas e incorporará las observaciones pertinentes
de acuerdo con el área proponente.
b. Elevará el proyecto final al Subsecretario de Administración para
que lo someta a consideración del Secretario General y lo firme una vez aprobado por
éste.
c. Atenderá las etapas posteriores de publicación, traducción y
distribución.
d. Con la colaboración de la Subsecretaría de Asuntos Jurídicos,
preparará anualmente un índice de Memorandos Administrativos vigentes.
Tercero. Derogación: Esta Orden Ejecutiva deroga la Orden
Ejecutiva No. 77-2 de fecha 28 de junio de 1977 titulada "Alcance y Utilización de
Ordenes Ejecutivas y de Memoranda Administrativos".
Cuarto. Vigencia: Esta Orden Ejecutiva entrará en vigencia
en la fecha de su firma.
ALEJANDRO ORFILA
SECRETARIO GENERAL
Fecha: 15 de abril de 1981
Original: español
ANEXO A
A la Orden Ejecutiva No.
MODELO DE ORDEN EJECUTIVA
SECRETARIA GENERAL
Orden Ejecutiva No.
ASUNTO: TITULO DE LA MATERIA OBJETO DE ORDEN EJECUTIVA, EN MAYÚSCULAS
EL SECRETARIO GENERAL,
En ejercicio de las facultades que le confieren...
(Aquí se citarán las disposiciones en las que el Secretario General
funda su facultad para dictar la Orden Ejecutiva correspondiente. Cuando exista una
decisión específica de la Asamblea General o de los Consejos, la cita incluirá el
número y título de la resolución y el número del párrafo resolutivo pertinente. Si la
decisión se funda en las responsabilidades generales que la Carta asigna al Secretario
General, se citará la parte pertinente del Artículo 115 de la Carta. Si existe un
fundamento específico se citará el artículo correspondiente de la Carta o de las Normas
Generales.)
CONSIDERANDO:
(Se incluirán considerandos cuando el objetivo de la Orden requiera
una fundamentación que la justifique o explique.)
RESUELVE:
(En esta parte se presentará, en primer lugar, el texto de la parte
resolutiva de la Orden Ejecutiva, cuyos párrafos y subpárrafos serán identificados por
números y letras.)
(En segundo término, se hará referencia a Derogación o Enmiendas.
En esta sección se hará referencia a las decisiones específicas que se deroguen o
enmienden por la respectiva Orden Ejecutiva.)
(En tercer lugar, se señalará la fecha en que entre en Vigencia
la Orden Ejecutiva.)
ALEJANDRO ORFILA
SECRETARIO GENERAL
Fecha: 15 de abril de 1981
Original:
ANEXO B
A la Orden Ejecutiva,
MODELO DE MEMORANDO ADMINISTRATIVO
SECRETARIA GENERAL
Memorando Administrativo No.
ASUNTO: MATERIA OBJETO DEL MEMORANDO ADMINISTRATIVO, EN MAYÚSCULAS
I. Decisión: Por decisión del Secretario General, se dictan
las siguientes disposiciones.
(A continuación aparecerá el texto de la decisión cuyos párrafos y
subpárrafos serán identificados por números y letras.)
II. Derogación o Enmienda:
(En esta sección se hará referencia a las decisiones específicas que
queden derogadas o enmendadas por el presente Memorando Administrativo.)
III. Vigencia:
(En esta sección se indicará la fecha en la cual entrará en vigencia
el Memorado Administrativo.)
Por Orden del Secretario General
Subsecretario de Administración
Fecha: 15 de abril de 1981
Original:
